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OB訪問〈実践編!〉①OB訪問の流れとメールの送り方

目次
1.OB訪問の流れ
2.OB・OG訪問のメールの書き方
3.まとめ

 

皆さんこんにちは!Libertyインターン生の濱田です!
あっという間に夏休みも終わり、すっかり秋になっておいしい食べ物がたくさんの季節がやってきましたね!
段々と就活も本格化し大変な時期に入っていきますが一緒に頑張っていきましょう!

今回は、OB訪問について書いていきます!

〈OB訪問の記事〉https://www.liberty-inc.co.jp/2020/08/26/shukatsu/713/

以前この記事でOB訪問のメリット・OBの探し方やアポイントの取り方・事前準備などOB訪問の基本的なことについて書いておりますので、まだ読んでいない方は是非上のリンクからお時間のある時に読んでみてください!
今回はOB訪問の流れや、OB訪問の際のメールの送り方など具体的な例を交えながら実践的な内容をご紹介します!

1.OB訪問の流れ

まずは、訪問を行う際の流れをご紹介します!
STEP1 OB訪問のアポを取る

まずはアポを取りましょう!
大学のキャリアセンターや部活・サークルのOB、OB訪問マッチングサービスなどを活用して志望企業のOBとコンタクトしましょう。そして正しい作法・内容のメールでアポを取りましょう。

STEP2 OB訪問の準備をする

アポが取れたら、次はOB訪問当日に向けた準備に移りましょう。
準備としてすべきことは、自分の仮説を整理すること・仮説を検証するための質問を列挙しておくことの2つです。
自分なりに「内定がもらえそうな」志望動機・学生時代頑張ったこと・自己PRを考え、整理しておきましょう。そしてその仮説を検証するための質問を考えておきましょう!
OB訪問は、実際に企業で働いている方とお話をすることで、自分で考えた「仮説」が正しいかどうかを検証する場です。そのため、しっかりと自分の中で「仮説」を持って挑むことが重要です!

STEP3 事前に共有する

準備した内容(仮説)を事前にOB・OGに提示しておくと、OB・OGも面会に備えることができ、OB訪問の時間がより有意義なものになります!
事前に連絡先が分かるのであれば、質問をまとめた内容をお時間のある時に読んでいただけると嬉しいです!と先に送ると良いでしょう!

STEP4 OB訪問に行く

訪問当日は以下の4つに留意しましょう。
1.時間厳守
待ち合わせの1時間~30分前には面会場所の最寄り駅に到着し、カフェなどで面会時間を待つのが理想的です。
2.自分の仮説と質問を印刷して持っていく
前日までに準備し、OB・OGにメールで事前送付した仮説と質問は、プリントアウトし
て筆記用具とともに持っていきましょう。
3.感謝の気持ちを忘れない
OB・OGはお仕事でお忙しい中で学生に時間を割いてくださっています。
OB・OGに会ったら、まず「本日はお忙しいところ有難うございます!」を
言いましょう。

STEP5 お礼をする

OB訪問が終わったら、きちんとお礼をしましょう。

1.別れ際にお礼をする
2.即座にメールでお礼をする
お礼メールのポイントは
① 改めて感謝の気持ちを述べる
② 何に対する感謝なのか具体的に述べること
③ 今後もお世話になりたい旨を伝えること

STEP6 仮説を改善する

一連のOB訪問ステップが終わったら、最後にOB訪問で学んだことや指摘されたことを整理し、自分の志望動機・学生時代頑張ったこと・自己PRに反映させましょう。

2.OB・OG訪問で役立つメールの書き方

ではここから実際に例を用いながらOB・OG訪問の依頼やお礼のメールの書き方についてご紹介します!

まずは、メールの基本の型をご紹介します。
メールの構成要素は「①宛先 ②件名 ③宛名 ④本文 ⑤署名」の5つです。
①宛先
メールアドレスを自分で入力する場合は打ち間違えのリスクもあるので注意深く確認しましょう!
企業のホームページなどにメールアドレスが記載されている場合はコピー&ペーストをするのが良いでしょう。

②件名
「OB訪問のお願い(○○大学・名前)」など用件が分かるタイトルを付け、「学校名」と「氏名」を忘れずに入れておきましょう。相手が男性の場合は「OB訪問」、女性の場合は「OG訪問」もしくは「先輩訪問のお願い」とするのも良いでしょう。

③宛名
株式会社まで略さず書き、「部署名」「相手の名前」の順で入力。役職までわかっていれば、「○○部○○課課長○○様」とします。社名や名前を間違えることは大変失礼なので、絶対に誤字脱字がないように気を付けましょう。

④本文
「あいさつ文」と「名乗り」を入れてから本題に入りましょう。
「あいさつ文」は初回メールで「初めてのメールをお送り致します。」2回目以降のやりとりでは「お世話になっております。」などが使えます。

「名乗り」は「学校名」「学部」「学科」「フルネーム」を入れます。その後本題に入りますが、長すぎるメールは相手への負担になることもあると心得ましょう。1行30文字以内を目安にし、内容に応じて3~5行で1行空きを入れると読みやすくなります。

⑤署名
「氏名」「学校名・学部・学科」「連絡先」を入れておきましょう。あらかじめ作成し、テンプレートとして登録しておくと便利です。

必要な情報を相手に読みやすく提示するようにしましょう。

メールの基本の型を抑えたところで、実際のテンプレートとともにOB訪問で役に立つメールの書き方とポイントをご紹介します。

<依頼メールの書き方>

社会人は1日に大量のメールに対応しています。用件と送信者がひと目でわかる件名をつけましょう。また、業界や会社のどんなところに興味・関心を持ち先輩方の話を聞きたいと思ったのかを書くと、気持ちが伝わるメールになります。

【メール文例】
件名:「OB訪問のお願い(○○大学・名前)」
株式会社〇〇
△△部 △△課
●●●● 様
はじめまして。突然のご連絡で失礼致します。
○○大学○○学部○○学科に在籍中の○○○○と申します。
 
この度、○○さん(大学のキャリア支援センター)にご紹介いただき、OB(OG)訪問のお願いでご連絡を差し上げました。
 
現在、就職活動をしており、貴社(○○の仕事)に大変興味をもっております。そこで、是非○○様にお会いして貴社のお仕事などについてお話を伺えませんでしょうか。お忙しいところ誠に勝手なお願いで大変恐縮ですが、お返事をいただければ幸いに存じます。何卒と宜しくお願い申し上げます。
——————————————————————
名前漢字(なまえひらがな)
○○大学○○学部○○学科3年
Eメール:liberty123@××××.com
電話番号:○○〇-○○○○-○○○○
——————————————————————

ポイント
訪問依頼のメールを送るときには、相手の連絡先を知った経緯を明記することが大切です。
突然、知らぬ人からメールが来れば、警戒されたり不審に思われたりするかもしれないので、経緯を説明し、安心して対応してもらえるようにしましょう。

依頼の段階では、相手の仕事が忙しい時期などは分かりません。
アポイントの日時を直近で指定したり、選択肢のないピンポイントで依頼したりすることは避けましょう。

<返信メールの書き方>

先輩から返信をもらったら、OB・OG訪問を承諾してもらえたか否かにかかわらずメールを送りましょう。断られてしまったとしても、リアクションしてくれたことに感謝の気持ちを伝えましょう!

メール文例

◎ OB・OG訪問を受け入れてもらった場合

件名:「〇月〇日(木)のOB訪問につきまして(〇〇大学・名前)」
株式会社〇〇
△△部 △△課
●●●●様
お世話になっております。
○○大学○○学部○○学科の名前と申します。
この度は、OB訪問をご承諾いただき、誠にありがとうございました。
〇月〇日(木)12:30に貴社1階受付にお伺いします。
当日は○○さんが現在取り組まれているお仕事や仕事のやりがい、1日のスケジュールなどについてお聞きしたいと思っております。
どうぞよろしくお願いいたします。
何か急なご予定などで変更が生じた場合には、
私の携帯電話(000-0000-0000)にご連絡いただければと存じます。
お時間をいただき本当にありがとうございます。
どうぞよろしくお願いいたします。
——————————————————————
名前漢字(なまえひらがな)
○○大学○○学部○○学科3年
Eメール:liberty123@××××.com
電話番号:○○〇-○○○○-○○○○
——————————————————————

ポイント
当日聞きたいことをあらかじめ伝えておくことで先輩も心構えができます。
できれば、メールに書き添えるようにしましょう。
社会人は、業務の都合で急にスケジュールが変更になることもあり得ます。一番繋がりやすい連絡先を改めて明示しておけば、相手にとっても安心です。

◎OB・OG訪問を断られた場合

件名:「返信のお礼(○○大学・名前)」
株式会社〇〇
△△部 △△課
●●●●様
お世話になっております。
○○大学○○学部○○学科の名前と申します。
この度は、OB訪問についてご返信をいただきありがとうございました。
ご予定がつかないとのご連絡、確かに拝受いたしました。
突然のお願いにもかかわらず、ご検討いただき誠にありがとうございました。
また別の機会にお話をお聞きすることができれば光栄です。
今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
——————————————————————
名前漢字(なまえひらがな)
○○大学○○学部○○学科3年
Eメール:liberty123@××××.com
電話番号:○○〇-○○○○-○○○○
——————————————————————

ポイント
訪問を断られた場合も返信をしましょう。
スケジュールを検討し、わざわざ返信をくれたことに感謝の気持ちを伝えましょう。

<お礼メールの書き方>

OB・OG訪問に対応してもらったら、お礼のメールを送りましょう!
多忙な中、お時間を作っていただけたのでしっかりと感謝の気持ちを伝えましょう。
また、ここで生まれたご縁を大切にしたいですね。

◎OB・OG訪問当日のお礼

件名:「OB訪問のお礼(○○大学・名前)」
株式会社〇〇
△△部 △△課
●●●●様
お世話になっております。
本日、OB訪問で伺いました、
○○大学○○学部○○学科の名前です。
お忙しい中、貴重なお時間をいただき、
誠にありがとうございました。
●●様からお聞きした仕事の楽しさや難しさ、そして壁の乗り越え方など、どれも新鮮でとても刺激的でした。
資料だけでは知ることのできなかった世界を教えていただき、いっそう●●業界への理解が深まりました。
今後ともどうぞよろしくお願い致します。
——————————————————————
名前漢字(なまえひらがな)
○○大学○○学部○○学科3年
Eメール:liberty123@××××.com
電話番号:○○〇-○○○○-○○○○
——————————————————————

ポイント
お礼のメールは誠意が伝わるように当日中か、少なくとも相手が翌日出社した時には届いているように送りましょう。メールには、印象に残った事例や先輩の話から学んだことなどを具体的に書き添え、感謝の気持ちを伝えましょう。

◎就活終了時のお礼

件名:「就職活動終了のご報告とお礼(○○大学・名前)」
株式会社〇〇
○○部 ○○課
●●●●様
お世話になっております。
〇月〇日(木)に、OB訪問でお時間を頂きました、
○○大学○○学部○○学科の名前です。
その節は貴重なお話を頂き、
誠にありがとうございました。
このたび、××会社から内定をいただき、就職活動に一段落がつきました。
残念ながら、○○様の後輩になる夢はかなわなかったのですが、
○○様のお話をお聞きできたことで、
Web上でモノを売るという仕事に具体像を持つことができ、わたくしの就職活動の軸とこれからの仕事の指針になりました。
お忙しい中お時間を頂き、また、気にかけていただき、誠にありがとうございました。
○○様のますますのご活躍を祈念しております。
——————————————————————
名前漢字(なまえひらがな)
○○大学○○学部○○学科3年
Eメール:liberty123@××××.com
電話番号:○○〇-○○○○-○○○○
——————————————————————

ポイント
結果として、どこの会社に就職することになったとしても、先輩方は忙しい仕事の合間を縫って都合をつけ、自分自身のことについて話してくれたり仕事のアドバイスをしてくれたりしているで、感謝の気持ちを伝える意味でも報告メールを送るとより良いです!

3.まとめ

最後までご覧いただきありがとうございます!いかがでしたか?
今回ご紹介したOB訪問の流れやOB訪問で活かせるメールの書き方を活かして是非、一歩踏み出してOB訪問を実践してみましょう♩!

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【著者プロフィール】
長崎大学 経済学部 総合経済学科 3年
濱田 七海 (はまだななみ)

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